7 trin i din eventplanlægning

Planlægning og styring af aktiviteter tager meget tid. Enhver, der har siddet på det, ved det. Det har intet at gøre med begivenhedstypen. Dog er der selvfølgelig forskel på mindre og større arrangementer. Men i mange tilfælde er dette et større job. Eventplanlæggere og ledere med stor erfaring ved, hvad der skal til. Måske kører på rutine … men noget nyt dukkede op-virtuelle begivenheder. Derfor skal du nu også overveje, om du skal afholde dit næste arrangement på en fysisk, virtuel eller hybrid måde.

Hvordan planlægger og administrerer du dine arrangementer?

Gør du det som normalt, eller prøver du at gøre tingene smartere og mere effektive? “Vær klogere, ikke arbejd hårdere” er efterhånden et eftertragtet begreb. Men der er noget ved samtalen. Du kan bruge mange opgaver til at digitalisere, hvilket gør begivenhedsplanlægning lettere og mere effektiv.

Inden du investerer dig selv i arrangementssystemet til planlægning, skal du dog afklare formålet med dit arrangement. Hvad vil du opnå? Selvfølgelig er der din målgruppe. Hvem vil du tiltrække?

Når formålet og målgruppen er bestemt, kan du begynde at designe kampagnen. Hvad skal indholdet være, og hvordan skal det designes? Hvor skal det holdes?

Endelig kan du bestemme, hvilket hændelsessystem der kan bruges til din fordel. Skriv ned alle de værktøjer, du ønsker, f.eks. Registreringssystemer og hændelsesprogrammer, især værktøjer til begivenhedsplanlægning og opgavestyring. Og om du vil være vært for et arrangement online. For så skal du stadig finde en platform til dette …

1. Find først formålet med din begivenhed-find dit “hvorfor”!

Uden formål er der ingen retning. Skriv derfor først ned, hvad formålet med konferencen, det sociale arrangement eller messen er. Hvad vil du opnå? Hvis det er en kick-off-ceremoni, skal medarbejdernes tøj passe til virksomhedens strategi og retning. Hvis det er en professionel konference, ja, så vil du have, at deltagerne får deres formål. Det vil sige, at den faglige viden beriges.

2. Planlæg din målgruppe

Hvem kommer? Hvem vil du tiltrække? Dette har naturligvis at gøre med formålet. Opret enhver begivenhedsrolle, som kan være en eller flere forskellige roller. Er det hovedsageligt mand eller kvinde og hvilken aldersgruppe? Hvilken interesse? Er dette vigtigt med hensyn til marketing såvel som eventdesign, indhold og indstillinger?

3. Hvad skal indholdet af aktiviteten være?

Er det en rent professionel introduktion? Eller en kombination af møder og messer? Hvilket og hvor mange indlæg? Hvor mange hvile og hvor længe hviler du? Skal deltagerne deltage og aktivere i løbet af dagen? Uanset typen skal du huske og bogføre hviletiden, helst en aktivitet, der involverer deltagerne.

 

 

  1. Hvem er værterne, og hvordan finder du dem?

Find ud af, hvem der holder en ikke-professionel tale. Skal du kontakte dig selv eller leje et bureau til dette? Bemærk, at dette sandsynligvis vil være spild af tid. Og husk at sætte klare mål og retningslinjer for præsentationen for at sikre, at den indeholder, hvad du ønsker.

5. Hvor skal du holde møder eller medarbejderarrangementer?

Når du har identificeret dine mål og målgruppe og bestemt indholdet, giver det mening at finde, hvor du vil beholde det. Hvis du vil holde det fysisk. Skal det være på landet eller i byen? Hvilken praktisk skal den have? Et stort værelse plus-eller-hvor mange mindre værelser? Skal jeg være i stand til at deltage i udendørs aktiviteter for aktiv hvile? Hvilken mad skal serveres?

Eller om du har brug for at være vært for en rent virtuel begivenhed-eller måske en hybridbegivenhed, skal du finde et fysisk sted og finde en passende online platform til streaming.

6. Hvilke eventplanlægnings- og ledelsesværktøjer har du brug for?

Når du skal vælge et passende eventsystem til at planlægge og administrere dit arrangement, skal du først udvikle en lille kravspecifikation (din krav/kravliste). Skriv ned de såkaldte “behov for at eje” krav og “meget glad for at have” krav. Få information om forskellige systemer og fokus på leverandørernes funktioner og serviceniveauer. Vær opmærksom på funktioner, der kan spare dig tid-kan du f.eks. Kopiere systemets indhold fra en begivenhed til en anden?

Og overvej, om du også skal være vært for en virtuel begivenhed, for det kan være en god idé at finde et hændelsessystem, der også kan håndtere dette problem.

7. Kortlæg dine processer og opgaver

Registrer alle opgaver for dig og dine kolleger i digitale opgave- og projektstyringsværktøjer. Tilføj en forfaldsdato, og forbind den ansvarlige, og indstil evt. Påmindelsesprocedure. Undersøg markedet for projektstyringsværktøjer, og sammenlign dem. Se om du kan finde et hændelsessystem ud over registreringssystemet, hændelsesapplikationen osv. Der er også et opgavehåndteringsværktøj. For så kan du bruge det på den samme platform, som giver dig og dine kolleger et bedre overblik.